Handbuch

Intro

easyDHL ist entstanden, weil wir vergeblich nach einer App gesucht haben, mit der man einfach DHL Versandlabels erstellen und weitere Arbeitsschritte in einem Abgang erledigen kann. Dazu gehören Aktionen wie das

  • Ändern des Bestellstatus
  • Erstellen einer Rechnung sowie Lieferschein (optional)
  • Bei bedarf ein Retourenlabel sowie ein Zolldokument.

Wir möchten an dieser Stelle allen Nutzern danken, die easyDHL im Einsatz haben und besonders denjenigen, die durch konstruktives Feedback dazu beitragen die App noch besser zu gestalten.

Viel Spaß mit easyDHL und allzeit gute Conversion-Rates, dein 247APPS Team!

Installation

Du kannst easyDHL ganz einfach über den Shopify App-Store installieren. Suche dazu nach easyDHL oder klicke hier.

Kostenloser Plan

Mit dem kostenlosen Tarif kannst du ohne limitierung DHL Versandlabels und Deutsche Post Internetmarken erstellen. Die Premium features von easyDHL sind im kostenlosen Tarif bis zum dreihundertsten Label freigeschaltet. Solltest du die Premium features danach weiterhin nutzen wollen, kannst du jederzeit auf einen Premium Tarif wechseln.

Premium Tarif

Die monatliche Gebühr für einen easyDHL Premium Tarif richtet sich nach dem Tarif deines Shopify Shops:

  • 9$ - Shopify Basic Shops
  • 29$ - Shopify (Professional) & Advanced Shops
  • 49$ - Shopify Basic Plus Die drei beliebtesten Premium Features in easyDHL ist die Stapelverarbeitung (Bulk-Ausführung), das automatische Shopify fulfillment und die Rechnungs- sowie Lieferscheinerstellung.

Alle Premium Features im Überblick:

  • Stapelverarbeitung (Bulk-Ausführung)
  • Statuswechsel der zu versendeten Positionen der Shopify Bestellung (fulfillment)
  • Rechnung zu jedem Versandlabel
  • Übermittlung der Rechnung an den Käufer via Shopify Versandbestätigung
  • Automatische Bereitstellung von Retourenlabels zu jedem Versandlabel
  • Lieferschein zu jedem Versandlabel
  • Tagesabschlussliste
  • Verlauf / Archiv
    • Suche und Download aller Dokumente
    • Export in einem gewählten Zeitraum
      • alles Dokumente in einem Zip-Archiv
      • Excel zu allen Sendungen mit Tracking-Nummern

Einstellungen

Um mit easyDHL loslegen zu können ist alles soweit voreingestellt. Das einzige was du eintragen musst, sind deine DHL-Geschäftskunden-Zugangsdaten, die du auch für das DHL Geschäfts- kundenportal nutzt.

Solltest du noch kein DHL-Geschäftskunde sein, kannst du ein Konto über dieses Formular beantragen.

Wenn du Internetmarken der Deutschen Post über easyDHL erstellen möchtest, benötigst du eine Portokasse bei der Deutschen Post. Mehr dazu in einem eigenen Kapitel. Die Portokasse kann hier eröffnet werden.

Nachdem deine DHL Zugangsdaten hinterlegt sind, kannst du eigentlich sofort los legen. In eaeyDHL gibt jedoch ein paar Feineinstellungen die du dir ansehen solltest. Welche das sind, erklären wir in den folgenden Kapiteln.

DHL Zugangsdaten

So findest du die EKP und die Abrechnungsnummern

Die EKP findest du im Geschäftskundenportal unter Vertragsdaten->Vertragspositionen. Dort sollten einige Positionen aufgelistet sein.

Die ersten zehn Ziffern in der Spalte Produkte / Abrechnungsnummern stellt die EKP dar. Diese bitte in das Feld DHL-EKP in easyDHL eintragen. Die vier Ziffern nach der EKP sind die Abrechnungsnummern des jeweiligen Produktes: Paket, International, Warenpost etc.

DHL Geschäftskundenportal EKP ausfindig machen

Wo findet man die Retouren-Receiver-ID

Die DHL Retouren-Receiver-ID findest du unter dem Reiter “Retoure->Einstellungen” im Abschnitt “Basisdaten”. Dort findest du in der Tabelle die Spalte Receiver-ID. Diesen Wert bitte in easyDHL eintragen, speichern und schon solltest du Retourenlabels erstellen können.

Retouren Receiver ID

Versand

Für die meisten Shops sind die Voreinstellungen ausreichend. Jedoch solltest du deine Standard Absenderadresse kontrollieren. Wichtig: Es muss eine Hausnummer im Adressfeld der Straße in deinen Shopify-Standorten hinterlegt sein.

Standard Versandadresse (Absenderadresse)

Alle Absenderadressen werden aus Shopify geladen. Diese sind in Shopify unter Einstellungen->Standorte zu verwalten. Hier kommt es häufig vor, dass der Name des Standort dem Namen der Straße entspricht. Dies solltest du zuerst kontrollieren und gegebenenfalls ändern. Ansonsten erscheint auf jedem Versandlabel statt dem Namen, der Straßenname doppelt.

Die Standard-Versandadresse wird auf jedem Versandlabel, wenn nicht über die Einzelausführung manuell angepasst wird, abgedruckt. In Ausnahmefällen, ist DHL deine Adresse nicht bekannt. Sollte es Probleme mit der Adresse geben, kannst du diese über den Service der Deutschen Post prüfen.

Verpackungsgewicht

Das Gewicht wird zu der Summe / Gesamtgewicht jeder Bestellung addiert. 10g ist das Minimalgewicht, das DHL erwartet.

Verpackungsgewicht Beispiel

Fallback Gewicht

Diese Eingabe kann von den meisten Shops ignoriert werden. Es wird verwendet, wenn ein Shop keine Gewichtsangangen zu seinen Produkten gepflegt hat.

Fallbackgewicht Beispiel

Leit-Codierbare Labels trotz Fehler in der Adresse erstellen

In manchen Fällen kann DHL fehlerhafte Adressen dennoch zuordnen und ein Label erstellen. Diesen Service berechnet DHL dann zusätzlich zum vereinbarten Preis (ca. 0.30€ Stand: 01.02.21). Die Option der Leit-Codierung ist standardmäßig aktiviert. E-Mail Benachrichtigung über den Sendungsverlauf durch DHL Hier kannst du einstellen, ob die Email-Adresse des Kunden für die Sendungsverfolgung an DHL übertragen werden soll. DHL sendet dann, eine E-Mail-Benachrichtigung mit Informationen über den Sendungsverlauf, an den Empfänger.

Filial-Routing

Sollte der Empfänger bei der Auslieferung nicht anzutreffen sein, wird das Paket in der nächstgelegenen Filiale abgegeben. Der Empfänger wird per E-Mail darüber benachrichtigt. E-Mail-Adresse obligatorisch

Damit die Sendungsverfolgung sowie Filial-Routing Informationen übermittelt werden können, muss eine gültige E-Mail-Adresse vorhanden sein. Ist diese Option Aktiv, wird vor jeder Versandlabel Erstellung auf das Vorhandensein sowie auf die Gültigkeit der E-Mail-Adresse geprüft.

Kontaktmöglichkeit auf dem Versandlabel

Die Telefonnummer des Kunden kann auf dem Label angezeigt werden, um den Kunden bei Problemen während der Auslieferung zu erreichen. Zusätzlich kannst du deine Eigene Telefonnummer in dem Textfeld hinterlegen, so dass diese auf jedem Versandlabel erscheint.

Automatische Retourenlabel-Erstellung zu jedem Versandlabel

Wenn du deinen Sendungen immer ein Retourenlabel bei legst, solltest du dieses Option aktiveren. Mit dieser Option, wird zu jedem Versandlabel ein Retourenlabel erzeugt. Dies verlangsamt die Bulk-Ausführung ein wenig, was aber nicht tragisch ist.

Dokumente

Für die meisten Shops sind die Voreinstellungen ausreichend. Jedoch solltest du deine Standard Absenderadresse kontrollieren. Wichtig: Es muss eine Hausnummer im Adressfeld der Straße in deinen Shopify-Standorten hinterlegt sein.

Standard Versandadresse (Absenderadresse)

Alle Absenderadressen werden aus Shopify geladen. Diese sind in Shopify unter Einstellungen->Standorte zu verwalten. Hier kommt es häufig vor, dass der Name des Standort dem Namen der Straße entspricht. Dies solltest du zuerst kontrollieren und gegebenenfalls ändern. Ansonsten erscheint auf jedem Versandlabel statt dem Namen, der Straßenname doppelt.

Die Standard-Versandadresse wird auf jedem Versandlabel, wenn nicht über die Einzelausführung manuell angepasst wird, abgedruckt. In Ausnahmefällen, ist DHL deine Adresse nicht bekannt. Sollte es Probleme mit der Adresse geben, kannst du diese über den Service der Deutschen Post prüfen.

Verpackungsgewicht

Das Gewicht wird zu der Summe / Gesamtgewicht jeder Bestellung addiert. 10g ist das Minimalgewicht, das DHL erwartet.

Fallback Gewicht

Diese Eingabe kann von den meisten Shops ignoriert werden. Es wird verwendet, wenn ein Shop keine Gewichtsangangen zu seinen Produkten gepflegt hat.

Leit-Codierbare Labels trotz Fehler in der Adresse erstellen

In manchen Fällen kann DHL fehlerhafte Adressen dennoch zuordnen und ein Label erstellen. Diesen Service berechnet DHL dann zusätzlich zum vereinbarten Preis (ca. 0.30€ Stand: 01.02.21). Die Option der Leit-Codierung ist standardmäßig aktiviert. E-Mail Benachrichtigung über den Sendungsverlauf durch DHL Hier kannst du einstellen, ob die Email-Adresse des Kunden für die Sendungsverfolgung an DHL übertragen werden soll. DHL sendet dann, eine E-Mail-Benachrichtigung mit Informationen über den Sendungsverlauf, an den Empfänger.

Filial-Routing

Sollte der Empfänger bei der Auslieferung nicht anzutreffen sein, wird das Paket in der nächstgelegenen Filiale abgegeben. Der Empfänger wird per E-Mail darüber benachrichtigt. E-Mail-Adresse obligatorisch

Damit die Sendungsverfolgung sowie Filial-Routing Informationen übermittelt werden können, muss eine gültige E-Mail-Adresse vorhanden sein. Ist diese Option Aktiv, wird vor jeder Versandlabel Erstellung auf das Vorhandensein sowie auf die Gültigkeit der E-Mail-Adresse geprüft.

Kontaktmöglichkeit auf dem Versandlabel

Die Telefonnummer des Kunden kann auf dem Label angezeigt werden, um den Kunden bei Problemen während der Auslieferung zu erreichen. Zusätzlich kannst du deine Eigene Telefonnummer in dem Textfeld hinterlegen, so dass diese auf jedem Versandlabel erscheint.

Automatische Retourenlabel-Erstellung zu jedem Versandlabel

Wenn du deinen Sendungen immer ein Retourenlabel bei legst, solltest du dieses Option aktiveren. Mit dieser Option, wird zu jedem Versandlabel ein Retourenlabel erzeugt. Dies verlangsamt die Bulk-Ausführung ein wenig, was aber nicht tragisch ist.

Shopify

Fulfillment-Standort

easyDHL Shopify Einstellungen

Du kannst den Fulfillment-Standort festlegen wenn der Bestand und so weiter über einen festen Standort geregelt werden soll. Für die meisten empfehlen wir, diese Option auf “automatisch” zu belassen, so dass anhand der Position innerhalb einer Bestellung, deren Standort verwendet wird. Stimmt der festgelegte Standort nicht mit dem Artikelstandort überein, schlägt das ausführen (fulfillment) fehl.

Hinweis: wenn du die Rechnungen automatisch an den Kunden per Versandbestätigungs-E-Mail übermitteln möchtest, dann muss das ausführen (fulfillment) von Bestellungen in easyDHL aktiviert sein.

Zugriff auf Bestellungen gewähren, die älter als 60 Tage sind

Du hast bei der Installation, easyDHL den Zugriff gewährt, deine Bestellungen abzurufen. Shopify beschränkt den Zugriff auf Bestellungen der letzten 60 Tage. Diese Beschränkung kannst du aufheben.

Internetmarke

Die Deutsche Post AG bietet über die sogenannte Internetmarke die Möglichkeit Brief Warensendungen, mit der Absender sowie Empfängeranschrift, zu frankieren. Zudem kannst du über den Internetmarken Service auch blanco Briefmarken, ohne Absender- und Empfängeradresse, erstellen.

easyDHL bietet dir beide Möglichkeiten, so dass du über die Internetmarke Bestellungen ausführen (fulfillen) oder blanco Briefmarken erstellen kannst.

Portokasse

Um Internetmarken erstellen zu können, benötigst du zuerst eine elektronische Portokasse bei der Deutschen Post. Wenn du noch keine hast, kannst du hier ganz unkompliziert eine einrichten.

Sobald du Zugangsdaten hast, kannst du diese in easyDHL eintragen und den Internetmarken Service der Deutschen Post AG für deine Shopify-Bestellungen und darüber hinaus nutzen.

Druckformat

Angebrochene Briefmarken-Bögen können in easyDHL wiederverwendet werden. Dazu kannst du die Druckposition vor der nächsten Erstellung von Internetmarken auswählen.

Um Internetmarken für Bestellungen zu erstellen, sollten Formate gewählt werden, die Adressfelder zulassen. Welche das sind, zeigt dir easyDHL in der Auswahl an.

Mit dem geeigneten Label-Drucker schonst du nicht nur die Umwelt sondern du sparst Zeit und Geld. Wähle entsprechend deines Druckers beziehungsweise deiner Briefmarken-Bögen das geeignete Format.

Standard Produkt für nationale und internationale Sendungen

Damit die Bulk-Ausführung von Bestellungen für die Erstellung von Internetmarken funktioniert, muss ein Standard-Produkt für den nationalen und ggf. internationalen Versand ausgewählt sein.

Aktive Produkte auswählen

Die Deutsche Post bietet eine vielzahl von Produkten an. Einige davon sind für deinen Versand höchstwahrscheinlich nicht interessant. Aus diesem Grund, müssen die passenden Produkte voran ausgewählt werden. Damit sparst du dir später beim erstellen von Internetmarken Zeit, weil du bei der Einzelausführung nicht zwischen allen Produkten der Deutschen Post, das gewünschte Produkt heraussuchen musst.

Bestellungen über Internetmarke ausführen und versenden

Du kannst dies ähnlich wie bei der DHL-Versandlabel Erstellung über die Bulk- oder Einzelausführung tun.

Bei der Bulk-Ausführung wird dass von dir in den Einstellungen ausgewählte Standard-Produkt für nationale oder internationale Sendungen angeboten sowie eine Auswahlmöglichkeit der Druckposition. Die Druckposition solltet du nur dann ändern, wenn der Briefmarken-Bogen bereits angebrochen ist.

Es können über Bulk immer nur nationale oder internationale Sendungen in einem Vorgang bearbeitet werden. Die Kombination von nationalen und internationalen Lieferadressen beziehungsweise Bestellungen in einem Vorgang ist aktuell nicht möglich.

Innerhalb der Einzelausführung kannst du zwischen allen aktiven Internetmarken-Produkten auswählen. Ebenso kannst du die Druckposition und zusätzlich das Druckformat ändern. Es ist auch möglich, nur bestimmte Positionen für das versenden per Brief Warensendung auszuwählen und zum Beispiel andere Positionen über den Paketversand zu verschicken.

Blanco Internetmarken erstellen

Über den grünen Button “Internetmarken erstellen”, hast du die Möglichkeit, blanco Briefmarken ohne Absender- und Empfängeradresse zu erstellen. Zur Auswahl stehen dir alle Briefmarken- Produkte, die du in den easyDHL Einstellungen für Internetmarken ausgewählt hat.

Dashaboard

Das Dashboard bietet dir eine Übersicht, über alle Bestellungen die sich nicht im Status “ausgeführt” (fulfilled) befinden.

Offene Shopify Bestellungen über das Dashboard bearbeiten

Badges

Die Badges dienen als Indikator und sollen dir einen Überblick verschaffen welche Versandart gewählt wurde ob die Anschrift oder sonstige Daten unvollständig sind es sich um eine Nationale oder Internationale Anschrift handelt und so weiter...

Suche und Filter

Über die Suche und die Filter kannst du die aktuell angezeigte Seite - maximal 50 Bestellungen pro Seite - Filtern. Das ist nützlich, wenn du z.B. nur Versandlabels zu nationalen Sendungen erstellen oder deine Bestellungen nach einer speziellen Versandart bearbeiten möchtest.

Tagesabschlussliste

Als Dokumentation darüber, dass deine Pakete an DHL übergeben wurden, empfehlen wir dir, die Tagesabschlusslisten zu verwenden. Die Erstellung der Tagesabschlusslisten kannst du jederzeit manuell starten. Alternativ wird jede Nacht automatisch eine Tagesabschlussliste erstellt.

Die Tagesabschlussliste dient als Nachweis und enthält die Tracking Nummer, SKU’s der Artikel, Name des Empfänger sowie das Gewicht der jeweiligen Sendung. Bei der Übergabe an DHL solltest du diese zur Hand haben und vom DHL Mitarbeiter unterzeichnen lassen.

Tagesabschlussliste zum protokollieren deiner Sendungen

Verlauf

Hinter dem Reiter Verlauf verbirgt sich das Gedächtnis von easyDHL. Hier kannst du nachträglich Daten und Dokumente über einen variablen Zeitraum exportieren sowie nach Dokumenten suchen und diese herunterladen.

Bulk-Versandlabel-Erstellung

Über das easyDHL Dashboard

Die meisten Nutzer erstellen die Versandlabels per Stapelverarbeitung (bulk) über das easyDHL Dashboard. Je nachdem welche DHL Produkte du über die Einstellungen eintragen hast, werden diese als mögliche Versandarten angezeigt.

Über die Shopify-Bestellungsübersicht

Du kannst ebenso die vorauswahl der Bestellungen zum erstellen von Versandlabels über die Shopify-Bestellungsübersicht vornehmen. Das hat den Vorteil, dass du viel mehr Such- und Filtermöglichkeiten hast und die Filtereinstellungen speichern kannst.

Versandlabel über die Shopify Bestellungenübersicht

Nach der Auswahl der Bestellungen, kannst du über den Reiter “Weitere Aktionen->easyDHL” zum easyDHL Dashboard wechseln. Dort werden dann die selektieren Bestellungen erneut angezeigt. Diese kannst du dann alle oder einzelne auswählen um die Versandlabels erzeugen lassen. Nachdem die Versandlabels erstellt sind, werden die Bestellungen entsprechend deiner easyDHL Einstellungen als ausgeführt markiert (fulfilled)

Beide Varianten, das easyDHL Dashboard oder Shopify-Bestellungsübersicht, haben Ihre Vor und Nachteile. Du kannst beide Varianten je nach Situation verwenden. Es bleibt bei dir, welcher Workflow am besten für dich passt.

Versandlabels einzel erstellen

Nicht selten bietet es sich an, das Versandlabel zu einer Bestellung über die Einzelausführung zu erstellen. Dazu wird die Bestellung in easyDHL geladen und bietet weitere Versandoptionen, die über die Bulk-Ausführung nicht auswählbar sind.

Zusätzliche Versandoptionen über die Einzelausführung

  • Alle in easyDHL verfügbaren DHL Produkte und Extras
  • Transportversicherung
  • Filial-Routing
  • Sperrgut
  • Nachnahme
  • Altersprüfung
  • Gesamtgewicht editierbar
  • Lieferanschrift-Art
  • Hausanschrift
  • Packstation

Einzel Versand Label Erstellung mit weiteren Versandoptionen

Teillieferungen

Über die Einzelausführung kannst du zudem Teillieferungen oder weitere Versandlabels zu bereits “ausgeführten” (fullfillten) Positionen erstellen. Dazu verändere die Stückzahl innerhalb der Positionen und klicke dann auf Versandlabel erstellen.

Verlauf

Hier werden alle Dokumente zu der entsprechenden Bestellung chronologisch angezeigt und zum Download bereitgestellt.